CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA – DEXUS GARANTIDORA LTDA
NOSSA HISTÓRIA
Trabalhar para melhorar a qualidade de vida das pessoas é uma atividade desafiante e recompensadora, que precisa ser realizada de corpo e alma, por pessoas que gostem de pessoas.
Essa é a missão da DEXUS, que nasceu para ajudar as pessoas a viverem mais felizes em suas casas, garantindo que os condôminos bons pagadores não sejam responsabilizados nem tenham que pagar pelos inadimplentes e que o Condomínio onde vivem ou tenham propriedade, seja bem gerido e tenha fundos para manter em dia sua manutenção e efetuar melhorias.
Estamos cientes, porém, de que nosso sucesso e crescimento depende não só do esforço e do trabalho de todos, mas também da confiança dos nossos stakeholders em nosso trabalho, de nossa reputação como empresa séria e ética em seus negócios e consequentemente da conduta irrepreensível de todos nós, sejam os sócios, diretores, Colaboradores, agentes e demais pessoas de alguma forma associados à DEXUS.
Este Código de Ética e Conduta foi elaborado para se tornar um guia, contendo os direcionamentos, valores e condutas defendidos e esperados pela empresa.
Todos devem zelar pela lealdade, honestidade, transparência e o respeito mútuo nas relações profissionais e pessoais com clientes, potenciais clientes, concorrência, fornecedores, órgãos reguladores e fiscalizadores, prestadores de serviços e entre si.
Cada Colaborador é responsável por seu comportamento e suas ações, portanto, é de suma importância que todos conheçam e apliquem ao seu dia a dia as informações e valores contidos neste Código, sendo certo que sempre que houver alguma dúvida ou questionamento sobre este documento ou a melhor forma de agir em determinada situação concreta, devem procurar imediatamente seu superior e a área de Compliance e Controles Internos (ou “Compliance”).
SOBRE A DEXUS
A DEXUS surgiu a partir da identificação de um gap no mercado de Condomínios onde as garantidoras existentes no mercado não são especializadas em garantir somente as taxas extraordinárias associadas a projetos de execução de melhorias.
E é isso que nós fazemos: estruturamos a operacionalização financeira das benfeitorias contratadas pelo Condomínio junto à terceiro, mediante o sistema de antecipação de recursos (independente do pagamento do débito da taxa condominial devida pelos condôminos residentes ou não), e antecipar os valores devidos conforme descrito no contrato de fornecimento.
Desde a sua fundação, a DEXUS cresceu e hoje viabiliza o fornecimento de crédito para que um Condomínio edilício possa fazer frente à eventuais despesas de maior porte e que demandam um desencaixe de valores os quais usualmente os Condomínios não têm, ao assegurar que eventuais custos de rateios extraordinários também sejam garantidos, além das taxas ordinárias comuns.
Além disso, a DEXUS também oferece os serviços de garantia de taxas ordinárias sem que esse serviço esteja vinculado a algum projeto específico.
INTRODUÇÃO
Este Código de Ética e Conduta (o “Código”) da DEXUS GARANTIDORA LTDA. (“DEXUS”) estabelece regras e diretivas a serem seguidos por todos os seus sócios, corpo diretivo, empregados, estagiários e, ainda, agentes, fornecedores e prestadores de serviços (“Colaboradores”).
Esses destinatários devem utilizar as disposições previstas neste Código como referencial ético e de conduta a serem observadas na condução de suas atividades em nome da DEXUS.
Este Código tem como objetivo evidenciar e reforçar os valores éticos da DEXUS, sua identidade e os princípios que norteiam suas atividades.
A confiança na reputação e a integridade da DEXUS são ativos valiosos e essenciais para nosso crescimento e para o nosso sucesso, portanto, cada Colaborador é individualmente responsável pela condução das suas atividades sob o compromisso com os mais elevados padrões de ética e integridade, bem como agir conforme as leis, normas, regulamentos, códigos, diretrizes e padrões aplicáveis aos negócios da DEXUS.
OBJETIVOS
• Disseminar a cultura Ética e de Controles Internos;
• Reiterar a importância da honestidade e transparências nas relações;
• Indicar as condutas e comportamentos esperados;
• Determinar os procedimentos adequados em caso de identificação de condutas indesejadas, ilegais ou antiéticas;
PRINCÍPIO ÉTICOS DE CONDUTA
Embora apresente diversas regras, diretrizes e exemplos de práticas e condutas que devem fazer parte de nosso dia a dia, este Código nunca conseguirá substituir o bom senso e comportamento responsável de um profissional, tampouco prever ou trazer respostas para todas as situações.
Os princípios éticos de atuação da DEXUS visam nortear o comportamento e a conduta de todos os colaboradores e, como nem tudo estará escrito, em caso de dúvidas, direcione-as ao seu gestor ou à área de Compliance.
CONDUTA CORPORATIVA
Perante nossos clientes (Condomínios)
• Zelar pela confidencialidade das informações dos clientes;
• Prezar pela transparência e honestidade na prestação dos serviços;
• Alertar claramente quanto aos riscos inerentes de cada serviço prestado;
• Evitar e alterar para situações que gerem conflitos de interesse;
• Executar uma Due Diligence completa e adequada dos clientes;
• Receber e encaminhar adequadamente eventuais sugestões, elogios, reclamações e críticas;
• Divulgar informações e instruções de forma clara e objetiva;
• Prestar atendimento cordial, ágil e eficaz
• Recusar compensações, presentes e vantagens pessoais;
• Respeitar as diferenças, sejam elas culturais, políticas ou religiosas;
Perante nossos fornecedores e prestadores de serviços
• Ser imparcial e correto nas celebrações, prorrogações e revogações ou rescisões de contratos;
• Disponibilizar as informações e recursos necessários que permitam a execução dos serviços contratados com a celeridade e qualidade esperadas;
• Zelar pela confidencialidade das informações dos fornecedores e prestadores de serviços;
• Recusar o recebimento e não oferecer compensações, presentes ou vantagens diversas como contraprestação pelos serviços contratados;
Perante a concorrência
• Defender a existência de um mercado competitivo, livre, justo e sustentável;
• Não firmar acordos com competidores que criem monopólios ou restrinjam indevidamente a concorrência;
Perante órgão reguladores, fiscalizadores ou governos
• Não tolerar a violação de leis ou regulamentos na condução dos negócios da DEXUS;
• Disponibilizar informações de documentos quando solicitado por tais entidades;
• Disponibilizar informações e documentos quando solicitados por tais órgãos, sendo absolutamente transparente quanto aos seus atos;
• Respeitar as leis, regulamentos e normas vigentes;
• Manter todas as informações exigidas em arquivos de forma organizada e segura;
• Cumprir com os prazos legais;
• Prestar somente informações fidedignas;
• Cooperar plena e tempestivamente em todos os casos;
• Adotar efetivos mecanismos de controles internos;
Perante a Sociedade em geral
• Apoiar ações que promovam o bem-estar e o desenvolvimento de todos;
• Respeitar as diferenças, sejam de natureza cultural, política ou religiosa;
CONDUTA PESSOAL
Nossos colaboradores devem sempre buscar:
• Respeitar e obedecer a todas as leis e regulamentos aplicáveis às suas atividades e aos negócios da DEXUS;
• Manter relacionamento cordial e amistoso com todos os demais colaboradores;
• Colaborar e trabalhar em equipe, dar crédito e reconhecer ideias e realizações de outros profissionais;
• Nunca aceitar instruções contrárias aos princípios e disposições deste Código ou da legislação aplicável;
• Disseminar o conhecimento e boas práticas de negócio;
• Evitar situações que possam criar conflitos de interesse;
• Respeitar alçadas operacionais e de hierarquia;
• Assumir honestamente erros e falhas;
• Reportar condutas inadequadas impróprias ou ilegais suas ou de terceiros;
• Cumprir e respeitar políticas, códigos, manuais, diretrizes, padrões de controles e processos internos,
• Zelar pela reputação pessoal e corporativa;
• Honrar compromissos assumidos;
• Preservar e tratar adequadamente informações e documentos que julgue ou identificados como confidenciais ou relevantes;
• Respeitar regras e condições de acesso físicos e lógicos;
• Utilizar o nome e a marca da DEXUS somente com autorização prévia e formal;
PADRÕES DE CONDUTA
A prática, direta ou indireta, de ato discriminatório em qualquer forma de relacionamento com e entre os Colaboradores (ou candidatos) e clientes da DEXUS não será tolerada.
Atitudes preconceituosas e intimidadoras fundamentadas em etnia, sexo, orientação sexual, idade, religião, nacionalidade, naturalidade, ideologia política, posição hierárquica, condição de cidadania, aparência, deficiência física ou mental bem como quaisquer formas de assédio, especialmente de natureza moral e sexual, mesmo que eventualmente tais atitudes não sejam consideradas ilegais, serão consideradas absolutamente inaceitáveis no ambiente de trabalho.
Condutas que resultem em intimidação, humilhação, coação ou ameaça aos clientes e colaboradores, ou que levem à deterioração do ambiente de trabalho não serão toleradas.
A contratação, desligamento, transferência ou promoção de colaboradores será sempre baseada somente no mérito, sem influência de quaisquer outros fatores ou motivação que não o desempenho profissional.
Conduta Externa ao Ambiente de Trabalho e Comercialização de Mercadorias
O colaborador deve ser criterioso com sua conduta em ambientes públicos bem como sua exposição em redes sociais, seja em situações ligadas à sua atividade profissional, seja em situações de sua vida privada, agindo com prudência e zelo, não expondo negativamente a sua reputação e da DEXUS.
Esperamos atenção especial do colaborador principalmente naquelas que permitam a identificação da DEXUS, seja em ambiente interno ou externo.
Quanto à comercialização de mercadorias, ressaltamos que são proibidas a comercialização e a permuta de quaisquer produtos de interesse particular nas dependências da DEXUS.
BEBIDAS ALCOÓLICAS, PORTE DE ARMAS, TABAGISMO E SUBSTÂNCIAS TÓXICAS
É vedado dentro das nossas instalações, fumar cigarros, charutos, cachimbos ou qualquer outro produto similar, derivado ou não do tabaco, bem como fazer uso de substâncias tóxicas ou consumir bebidas alcoólicas, nas dependências da DEXUS salvo em eventos patrocinados ou aprovados pela empresa.
É absolutamente proibido o porte de armas de qualquer espécie nas dependências da DEXUS ou no exercício de suas funções, salvo para profissionais expressamente autorizados para tal.
PRÁTICAS INADEQUADAS OU ILEGAIS EM GERAL
Acatar ou dar instruções contrárias a este Código, às leis vigentes e aos princípios éticos da DEXUS são atitudes incompatíveis com os valores da DEXUS e não serão toleradas.
Ações, atividades ou atitudes ilegais, indevidas ou impróprias, bem como quaisquer suspeitas de não conformidade com este Código devem ser imediatamente reportadas através dos canais internos apropriados e tratadas com o devido rigor.
Códigos de conduta, regras, diretrizes ou políticas não são substitutos suficientes para o comportamento atento e ético de um profissional, sendo assim, práticas desonestas, antiéticas ou ilegais serão classificadas como violação grave, independentemente de tal conduta estar ou não prevista neste Código.
Cumpre-nos ressaltar que o colaborador que reportar, de boa-fé, uma situação supostamente antiética ou ilegal, não sofrerá qualquer tipo de retaliação, seja a conduta confirmada ou não.
CONFLITOS DE INTERESSES
Conflito de interesses é quando questões diversas (profissionais, financeiras, familiares, políticas ou pessoais) podem interferir no julgamento das pessoas ao exercerem suas ações dentro das organizações.
Exemplos:
O colaborador priorizar um interesse secundário (privado ou particular), em detrimento de um interesse primário da DEXUS;
O colaborador agir animado por motivos diversos, não necessariamente econômicos, mas normalmente relacionados a si mesmo ou a terceiros com quem possui algum vínculo de afinidade, parentesco ou amizade íntima, de qualquer natureza, ou até mesmo por espírito emulativo (competição, disputa);
A ação do colaborador resultar em um Conflito de Interesses em decorrência do relacionamento profissional constituído de forma pura (desvirtuando-se, posteriormente) ou com algum interesse genuíno desde a fonte;
A atitude do colaborador ter a consequência de uma repercussão negativa (politicamente incorreta e reputacional) para a DEXUS ou para os próprios envolvidos, ou até mesmo impactos econômicos ou financeiros negativos;
O colaborador que praticar atos como citados acima e demais vedados pela DEXUS praticados no seu interesse ou benefício exclusivo ou não, estará sujeito às sanções no âmbito administrativo e judicial.
A responsabilização da DEXUS por seus sócios, ou terceiros por decisões tomadas com conflitos de interesses não exclui a responsabilidade individual de seus dirigentes ou administradores de qualquer pessoa natural, autora coautora ou partícipe do ato ilícito ponto
Conforme já mencionado é importante reforçar que nenhum conjunto de normas pode cobrir todas as situações de potencial ou efetivo conflito de interesses.
Um fator básico em todas estas situações é a de divisão ou percepção de divisão entre o que é interesse individual e da DEXUS e de nossos clientes.
Todos os colaboradores, portanto, devem evitar situações que gerem conflitos de interesse, sendo que diante de situações que possam gerar tal forma de conflito seja ele potencial ou real, os colaboradores envolvidos devem se declarar impedidos de participar de qualquer discussão e decisão e levarem o assunto ao seu superior hierárquico e a área de compliance.
Em nossas práticas administrativas, operacionais, relacionais e comerciais, sempre observamos atentamente as possíveis situações de conflitos de interesses e estabelecemos as regras e padrões para os diversos casos tais como:
ATIVIDADES EXTERNAS
Como colaborador da DEXUS você não deve assumir ou se envolver sem autorização prévia em qualquer atividade externa que interfira significativamente em suas tarefas profissionais;
Tais atividades conceitualmente, são aquelas que o colaborador tem alguma responsabilidade profissional ou técnica seja remunerado ou não e no geral não devem:
• Ocupar significativamente o tempo e a atenção dedicada às tarefas profissionais;
• Afetar adversamente a qualidade do trabalho a reputação do colaborador ou da DEXUS;
• Competir com os negócios da DEXUS;
• Envolver a utilização de recursos físicos lógicos humanos ou financeiros da DEXUS;
• Serem contrárias às leis e normas aplicáveis;
• Indicar a participação ou qualquer apoio direto ou indireto da DEXUS;
• Assumir, sem autorização prévia, cargo, ser intermediário, possuir participação societária ou dívida significativa perante uma entidade concorrente direto ou não, da DEXUS;
Com relação a atividades externas, todos os colaboradores deverão registrar através dos devidos canais junto à área de compliance e controles internos todas as atividades que exerçam ou pretendam assumir e que possam eventualmente se enquadrar em alguma das vedações o acimas mencionadas.
Tais submissões serão avaliadas e eventualmente tais registros serão sujeitos à da aprovação da Diretoria ou conforme o caso do conselho de administração.
RELAÇÕES PROFISSIONAIS E COMERCIAIS
Ao colaborador da DEXUS é proibido:
• Realizar serviços ou negociar produtos iguais ou similares aos da DEXUS;
• Desmerecer concorrentes ou outros colaboradores da DEXUS;
• Incorrer conscientemente em riscos de perdas ou exposição negativa desnecessários com o intuito de cumprir metas obter bônus e gratificações mais elevados;
• Recomendar serviços profissionais (pessoas físicas e jurídicas) com o intuito de receber ainda que indiretamente benefícios pessoais presentes ou qualquer forma de remuneração por isto;
• Descumprir regras, negligenciar ou se omitir na realização das atividades profissionais;
• Emitir opinião relacionada DEXUS sobre qualquer ativo a em qualquer tipo de mídia sem o prévio consentimento da companhia;
• Selecionar fornecedores, parceiros e prestadores de serviços sem observar critérios transparentes e objetivos, incluindo, mas não se limitando a, histórico empresarial, capacitação técnica, financeira e gerencial, desempenho recente, qualidade, preço e outras condições comerciais definidas pela DEXUS.
ATIVIDADES CÍVICAS POLÍTICAS E FILANTRÓPICAS
A DEXUS incentiva e assegura os direitos dos seus colaboradores quanto a prática de atividades cívicas, de caridade e políticas desde que tal participação não conflite com suas atribuições e responsabilidades da empresa.
É vedado aos colaboradores:
• Realizar qualquer tipo de propaganda política ou partidária nas dependências da DEXUS ou junto aos seus clientes e ou fornecedores;
• Utilizar a DEXUS como motivo para recusar convocações cívicas e políticas sem que exista motivo real e formalizado pela área de recursos humanos;
• Fazer uso de quaisquer recursos da companhia ou se beneficiar de seu cargo ou função para favorecer ou atuar em nome de pessoas politicamente expostas ou partidos políticos;
• Participar de encontros com finalidade filantrópica ou qualquer outro tipo de associação, mesmo que sem fins lucrativos, que interfiram, ou seja, conflituosos com atividades profissionais valores ou diretrizes internas da DEXUS;
• Realizar pagamentos indevidos ou oferecer gratificações para candidatos a cargos políticos ou representantes do governo em nome da DEXUS seja qual for o objetivo;
• Concorrer ou assumir algum cargo público em qualquer esfera ou ainda cargo em qualquer outra Associação Civil ou Comercial sem autorização prévia da DEXUS;
A DEXUS não participa diretamente de atividades político-partidárias não faz qualquer contribuição política, quer em dinheiro quer sob outra forma qualquer.
De qualquer forma é resguardado aos nossos colaboradores o direito de contribuir pessoalmente fora do seu horário de trabalho para um candidato ou partido político desde que não seja ferida quase nenhuma regra interna ou legislação aplicável.
É vedado, no entanto, o pronunciamento de qualquer colaborador em nome da DEXUS respeito de atos ou conduta de representantes do poder público.
DELEGAÇÃO DE PODERES
Os colaboradores da DEXUS com funções de gestão poderão, quando necessário, delegar poderes de forma razoável adequada bem como supervisionar e monitorar as ações devidamente.
Esta delegação é o ato de transmitir rotinas atividades e responsabilidades a fim de dentre outros objetivos desenvolver aptidões motivar colaboradores e maximizar eficiência.
NEGOCIAÇÃO JUSTA
Quando da negociação com prestadores de serviços parceiros e ou fornecedores e clientes, todos devem ser tratados de forma equitativa. Em hipótese alguma deve o colaborador obter vantagem indevida por meio de declarações falsas, fraudes ou uso deliberado de informações confidenciais ou relevantes, falsas promessas a clientes ou condutas similares.
PRESENTES E CORTESIAS
É expressamente proibido oferecer ou receber qualquer forma de presente, gratificação ou cortesia que influencie um colaborador agir de maneira específica com relação aos negócios da DEXUS.
Com base nisto a DEXUS proíbe a solicitação aceitação para si ou para terceiros de qualquer item de valor em troca de negócios, favorecimento pessoal ou fornecimento de informações internas privilegiadas ou confidenciais.
É permitido aos colaboradores receber presentes de cortesia ou brindes desde que com carácter promocional, abaixo do valor financeiro mencionado a seguir ou que sejam classificados como itens marcados.
Todos os presentes recebidos com valor estimado superior a 100 BRL anuais individual ou cumulativamente deverão ser comunicados formalmente para a área de compliance e para ser superior conforme as regras de crises internas referentes a este tema.
Em caso de dúvidas quanto a valores ou itens considerados vedados para a concessão ou recebimento a área de Compliance deverá ser consultada para prestar os esclarecimentos necessários.
São considerados como itens de valor:
- Dinheiro vivo ou equivalente;
- Joias e pedras preciosas;
- Obras de arte;
- Oportunidades de negócio;
- Mercadorias e serviços em geral;
- Entretenimento, ingressos, acomodações, passagens aéreas etc.
- Alimentos e bebidas;
- Outros de valor acima de 300 BRL ou fora dos padrões considerados razoáveis.
Em caso de recebimento ou da iminência de se receber presentes de valor expressivo de um cliente ou terceiro com quem a DEXUS mantém relacionamento e em circunstâncias que não estejam previstas neste código, é dever de todos submeter à análise da área de Compliance.
Não é permitido ainda que os colaboradores ofereçam, aceitem ou solicitem presentes, dinheiro ou qualquer outro tipo de vantagem econômica ou pessoal de qualquer pessoa física ou jurídica em troca de facilitação ou benefício em operações ou negociações com a companhia, estando sujeitos a medidas disciplinares indo a rescisão do contrato de trabalho por justa causa.
COMUNICAÇÃO INTERNA SOBRE CONFLITOS DE INTERESSES
Todos os colaboradores da DEXUS, no exercício de suas atividades, devem informar imediatamente para a área de compliance sobre situações de efetivo ou potencial conflito de interesses.
Caso o evento tenha aparente participação de algum membro da área de compliance, direcionar a comunicação mencionada acima diretamente à Diretoria.
Colaborar no processo de análise de situações de conflito, fornecendo todas as informações, requeridas ou não, e que sejam necessárias ou relevantes.
Sempre consultar e esclarecer dúvidas sobre este tema junto à área de compliance ou ao seu gestor.
TRATAMENTO E DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES
Um dos ativos mais valiosos que possuímos são as nossas informações, portanto devemos tomar cuidados especiais mesmo com aquelas informações consideradas públicas ou sem restrições de divulgação.
Vedações
É vedado a qualquer colaborador no ato de divulgação de informações sobre a DEXUS ou de sua propriedade:
• Agir de forma antiética inadequada ou ilegal em qualquer situação;
• Omitir ou adulterar informações necessárias ao solicitante o cliente;
• Fornecer informações falsas em quaisquer situações;
• Não observaram o conteúdo deste código e demais políticas e diretrizes além dos treinamentos internos referentes ao tema;
• Obter vantagens pessoais;
• Não se certificar quanto à solidez e confiabilidade das bases de dados utilizadas como fonte de informação;
• Divulgar informações que acarretem desvantagens para os nossos clientes e colaboradores independentes de trazer benefícios para a DEXUS;
PROPRIEDADE DAS INFORMAÇÕES
Todos os documentos, arquivos, modelos, metodologias, fórmulas, cenários, projeções, análises e relatórios produzidos e desenvolvidos por força das atividades na empresa ou a ela diretamente relacionados tem sua propriedade intelectual atribuída à DEXUS.
Sendo assim, é de propriedade da DEXUS qualquer documento, produto ou serviço desenvolvido ou gerado durante o horário comercial nas dependências da DEXUS por solicitação formal ou decorrente do uso de quaisquer recursos ou bases de dados.
Ressaltamos também a vedação da utilização do nome, da marca, de papéis timbrados e documentos oficiais aquando cachê para fins particulares ilícitos ou não previstos neste código.
Ressalvado em caso de autorização expressa e formal da Diretoria, o envio a terceiros a cópia, a utilização ou adaptação fora do ambiente de trabalho, em qualquer circunstância de qualquer item sujeito a propriedade intelectual da DEXUS são vedados e estão sujeitas à apuração de responsabilidade nas esferas cíveis e criminais.
Mesmo após a saída ou rompimento de vínculo empregatício por qualquer motivo os colaboradores da DEXUS permanecem obrigados a observar as regras estipuladas neste código estando sujeitos a apuração de responsabilidade na esfera judicial.
Incluídos nesta proteção estão todos e quaisquer arquivos gravados na rede corporativa, nos servidores, e nos computadores da companhia.
INFORMAÇÕES DA DEXUS
É proibida a divulgação de informações confidenciais internas ou relevantes para terceiros ou profissionais não autorizados a recebê-las durante o termo do contrato de trabalho e após sua rescisão por quanto perdurar a confidencialidade da informação.
Todo cuidado deve ser tomado para que assegurar que informações confidenciais não sejam expostas indevidamente.
PUBLICIDADE E RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA
Em termos legais a publicidade não está restrita a divulgação em meios tradicionais como jornais revistas rádio televisão e internet.
Apresentações, cartas, folhetos, relatórios destinados a divulgar os serviços da DEXUS para clientes potenciais também são considerados como publicidade e por isso sujeitos a estas regras internas.
Toda a publicidade em nome da DEXUS deve estar em concordância com as normas existentes e apresentar da forma mais adequada possível as marcas da DEXUS
Qualquer material e forma de divulgação deverão ser previamente aprovados pela área de compliance.
Quanto ao relacionamento com a imprensa este deve ser pautado no compromisso de fornecer informações precisas e transparentes.
Cumpre-nos ressaltar que concederam entrevistas, emitir pareceres de recomendação, opinião, participar de eventos com exposição na mídia ou efetuar quaisquer manifestações em nome da DEXUS são funções exclusivas da Diretoria ou com aprovação prévia e formal desta.
INFORMAÇÕES DE CLIENTES
As informações dos clientes da DEXUS são consideradas confidenciais e devem ser mantidas em total sigilo e segurança.
O acesso a essas informações e documentos de clientes somente deve ser realizado por profissionais com autorização para tal e qualquer divulgação só pode ser efetuada por exigência legal com anuência da Diretoria.
INFORMAÇÕES ELETRÔNICAS E TELEFÔNICAS
A DEXUS fornece sistemas de comunicação eletrônica ou por voz tais como e-mail, e telefone celular, essencialmente para fins profissionais.
Ocasionalmente os colaboradores podem usar esses sistemas para fins pessoais, mas este uso deve ser breve e objetivo e não deve comprometer a segurança das informações nem a produtividade e eficiência.
Ratificamos vedação de uso desses sistemas para ganho pessoal, malas diretas, “correntes”, ameaças, assédio e entretenimento, dentre outros considerados impróprios ou ilegais.
Os equipamentos e os computadores são de propriedade da DEXUS bem como os bancos de dados utilizados que foram disponibilizados aos colaboradores, que deverão ser utilizados de forma atender exclusivamente às finalidades da empresa.
De forma alguma será permitida no ambiente profissional a cópia de software piratas ou outras práticas que desrespeitem direitos de propriedade intelectual, o uso de programas que firam os bons costumes ou que promovam discriminação de qualquer tipo ou espécie.
Uso do Correio Eletrônico e da Internet
Os e-mails corporativos enviados recebidos bem como seus respectivos anexos e os arquivos constantes nos computadores da DEXUS poderão ser monitorados.
Ante esta possibilidade os colaboradores não devem manter nos computadores quaisquer dados ou informações particulares que pretendam que não venha a ser conhecidos ou acessadas pela DEXUS.
Os e-mails corporativos recebidos quando abertos deverão ter sua adequação às regras deste código e demais políticas internas imediatamente verificada.
Não será admitida sob qualquer hipótese o acesso ou arquivamento de mensagens de conteúdo discriminatório, pornográfico ou vexatório, sendo a responsabilidade apurada de forma específica em relação ao destinatário da mensagem.
Quanto a navegação pela rede mundial de computadores essa deverá ser feita observando os fins sociais da companhia sendo permitido seu uso para fins pessoais de forma moderada, por exemplo, mas não se limitando a, compra de objetos de uso pessoal passagens e reservas de hotéis.
Ou as acesso a sites da internet inapropriados que firam a moral ou os bons costumes serão bloqueados toda a navegação na internet poderá ser monitorada pela DEXUS.
Senhas de acesso
As senhas de acesso aos computadores à rede corporativa e ao correio eletrônico corporativo são de caráter sigiloso pessoal e intransferível.
Em nenhuma hipótese as senhas deverão ser transmitidas ou compartilhadas com terceiros.
INFORMAÇÕES PRIVILEGIADAS OU CONFIDENCIAIS
Todos os colaboradores devem agir de forma a garantir o sigilo de qualquer informação (principalmente de nossos clientes) que ainda não sejam de conhecimento público.
Em termos conceituais e para efeito deste código:
Informação confidencial é aquela de caráter sigiloso e de acesso a divulgação restritos por lei, por contrato, ou regulamento interno.
Informação privilegiada é toda a informação relevante a respeito de qualquer sociedade ou negócio que envolva a DEXUS que não tenha sido divulgada publicamente e que seja obtida de forma privilegiada em decorrência da relação profissional ou pessoal mantida com o cliente com colaboradores de empresas analisadas ou investidas ou com terceiros.
É vedado, portanto, a divulgação ou uso de informação privilegiada por qualquer profissional ligada à DEXUS seja para benefício próprio ou de terceiros.
Por exemplo:
• Informações verbais ou documentadas a respeito de resultados operacionais das empresas;
• Alterações societárias;
• Informações sobre compra e venda de empresas títulos ou valores imobiliários;
• Projeções financeiras orientações sobre o resultado financeiro;
• Alteração na composição da administração da companhia;
• Alteração de seu objeto social ingresso em novos negócios;
• E qualquer outra informação que seja objeto de um acordo de confidencialidade firmados pela DEXUS com terceiros.
As informações privilegiadas devem ser mantidas em sigilo por todos que a elas tiverem acesso, seja em decorrência do exercício da atividade profissional ou de relacionamento pessoal.
PREVENÇÃO À LAVAGEM DE DINHEIRO E COMBATE AO FINANCIAMENTO DO TERRORISMO
Lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo são assuntos relacionados, porém distintos.
A principal diferença é com relação à origem dos recursos.
Lavagem de dinheiro necessariamente envolve o uso de recursos advindos de atividades ilícitas ou criminosas e no caso de financiamento ao terrorismo em muitas vezes a origem dos recursos é legítima.
Todavia, o propósito e a motivação ilegal de ambas as atividades criminosas geram a necessidade de estabelecer controles preventivos a fim de evitar que a DEXUS seja utilizada para a prática destes crimes.
Diversos tipos de instituições podem, inadvertidamente, ser utilizados como intermediárias para o depósito ou transferências de fundos originados de atividades criminosas e, portanto, a DEXUS não realiza conscientemente negócios com clientes ou potenciais clientes cujos recursos efetiva ou aparentemente sejam provenientes usados ou destinados para atividades ilegais ou ilícitas.
O colaborador, caso tome conhecimento de fatos que levem a uma suposição de que algum cliente ou transação estejam envolvidos em práticas ilícitas, deve reportar imediatamente para a área de Compliance.
Portanto, não é permitida a condução de quaisquer transações com clientes ou fornecedores que forneçam informações inadequadas, incompletas, adulteradas ou enganosas.
A empresa, ao tomar conhecimento de contrapartes envolvidas nestes crimes têm o direito e o dever de realizar o cancelamento das transações e relatar aos interessados bem como as autoridades competentes.
Quaisquer dúvidas ou esclarecimentos com relação a este assunto deverão ser encaminhados imediatamente para a área de Compliance.
ANTICORRUPÇÃO
A DEXUS conduz seus negócios de forma honesta e transparente, e não exerce influência imprópria sobre qualquer pessoa entidade pública ou privada.
Neste sentido não permitimos que qualquer colaborador pratique atos de suborno corrupção de qualquer natureza ou pagamentos de propina envolvendo quem quer que seja.
Os colaboradores estão terminantemente proibidos de oferecer direta ou indiretamente a quaisquer autoridades ou servidores públicos quaisquer pagamentos presentes serviços ou outras formas de benefício que possam ser entendidos como propina ou suborno.
COMUNICAÇÃO DE SITUAÇÕES SUSPEITAS
Todos os colaboradores da DEXUS diante de uma situação efetiva ou aparente de conflito de interesses lavagem de dinheiro corrupção ou fraudes em geral devem informar imediatamente a área de Compliance.
Caso o evento tenha a aparente participação de algum membro da área de Compliance, o colaborador deve direcionar a comunicação para a diretoria.
É importante salientar que qualquer denúncia realizada de boa fé mesmo que não se confirmem a suspeita não acarretará de nenhuma forma em qualquer tipo de penalidade para o colaborador.
PROCEDIMENTOS DISCIPLINARES
Em caso de não observância, omissão ou negligência, as regras e diretrizes contidas neste código bem como nas demais políticas internas, o colaborador, desde que comprovada sua conduta indesejável ou contrária aos interesses e valores da empresa estará sujeito às penalidades administrativas cabíveis podendo acarretar, em último caso, na rescisão do contrato profissional.
Em caso de necessidade de penalização serão considerados as penalidades determinadas em lei aplicável: advertência escrita, advertência verbal, suspensão e demissão.
Todos os casos relevantes serão analisados pela Diretoria que submeterá parecer para apreciação para decisão do Conselho de Administração.
A área de recursos humanos registrará todas as decisões sobre quaisquer casos analisados.
A aplicação das penalidades será formalizada por escrito acompanhada de breve exposição dos fatos que tenham gerado a punição.
Ao colaborador é assegurado os direitos de ampla defesa.
O colaborador penalizado deverá atestar o recebimento da advertência através da assinatura de termo específico.
Na eventualidade do colaborador se negar a formalizar o recebimento do documento de advertência, este será terá o seu contrato de trabalho rescindido.
Será mantido total sigilo sobre todos os casos analisados.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Todos os colaboradores devem atestar a leitura e perfeita compreensão deste documento e suas posteriores alterações através da assinatura de termo de adesão específico.
Em caso de dúvidas ou esclarecimentos sobre o conteúdo deste código, ou sobre a aplicação dele, a Diretoria ou a área de Compliance deverá ser consultada.
São Paulo, 05 de maio de 2023.